เมื่อมีลูกค้าเพียงไม่กี่รายการจำอาจยังพอไหว แต่พอจำนวนลูกค้าเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ การจำล้วน ๆ จะเริ่มไม่น่าเชื่อถือ ข้อมูลลูกค้าที่จัดเก็บเป็นระบบจึงเป็นสิ่งที่ทำให้นายหน้าปิดดีลได้ทัน แทนที่จะตามลูกค้าไม่ทันหรือลืมรายละเอียดสำคัญไป
ทำไมนายหน้าต้องจัดระบบข้อมูลลูกค้าตั้งแต่เนิ่น ๆ
หลายคนเริ่มจัดระบบข้อมูลก็ต่อเมื่อเริ่มสับสนแล้วว่าใครสนใจทรัพย์แบบไหน แต่ในความเป็นจริงควรเริ่มตั้งแต่ยังมีลูกค้าไม่มาก เพราะการสร้างนิสัยบันทึกข้อมูลตั้งแต่ต้นทำได้ง่ายกว่าการย้อนกลับไปจัดระเบียบข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่แล้วในภายหลัง
ข้อมูลอะไรบ้างที่ควรบันทึกต่อลูกค้าหนึ่งราย
- ข้อมูลติดต่อพื้นฐาน เช่น ชื่อและช่องทางที่ลูกค้าสะดวกให้ติดต่อกลับ
- ความสนใจเรื่องทรัพย์ เช่น ประเภท ทำเล และงบประมาณโดยประมาณ
- ประวัติการนัดดูทรัพย์ ว่าเคยดูทรัพย์รายการไหนไปแล้วบ้าง
- วันที่นัดติดตามครั้งถัดไป
- สถานะของดีล ว่าอยู่ในขั้นตอนไหนของกระบวนการตัดสินใจ
รายละเอียดเรื่องจังหวะและวิธีการติดตามลูกค้าสามารถอ่านเพิ่มเติมได้ใน follow-up ลูกค้าอย่างไรไม่ให้หลุดมือ ซึ่งเป็นคนละประเด็นกับการจัดเก็บข้อมูลในบทความนี้ แต่ใช้ประกอบกันได้
จัดกลุ่มลูกค้าอย่างไรให้จัดลำดับความสำคัญได้
การแบ่งลูกค้าออกเป็นกลุ่มตามความพร้อมในการตัดสินใจ เช่น กลุ่มที่กำลังพิจารณาอย่างจริงจัง กลุ่มที่ยังอยู่ในช่วงสำรวจข้อมูล และกลุ่มที่ยังไม่มีความเคลื่อนไหว ช่วยให้นายหน้ารู้ว่าควรทุ่มเวลากับลูกค้ารายไหนก่อน แทนที่จะให้เวลากับทุกรายเท่ากันโดยไม่มีลำดับความสำคัญ
ใช้เครื่องมืออะไรได้บ้าง ตั้งแต่แบบง่ายไปจนซับซ้อน
สำหรับมือใหม่ที่มีลูกค้าไม่มาก ตารางบันทึกข้อมูลแบบธรรมดาก็เพียงพอแล้ว ขอแค่มีการอัปเดตสม่ำเสมอ เมื่อจำนวนลูกค้าและทรัพย์เพิ่มขึ้นจนตารางเริ่มจัดการยาก อาจพิจารณาใช้ซอฟต์แวร์บริหารความสัมพันธ์ลูกค้าที่ออกแบบมาสำหรับงานอสังหาริมทรัพย์โดยเฉพาะ ซึ่งช่วยเรื่องการแจ้งเตือนติดตามงานและการค้นหาข้อมูลย้อนหลังได้สะดวกกว่า
รักษาความเป็นส่วนตัวของข้อมูลลูกค้าอย่างไร
ข้อมูลลูกค้าถือเป็นข้อมูลที่ต้องดูแลด้วยความรับผิดชอบ ไม่ควรเปิดเผยข้อมูลติดต่อหรือรายละเอียดส่วนตัวของลูกค้าให้บุคคลภายนอกโดยไม่จำเป็น และควรจำกัดการเข้าถึงไฟล์ข้อมูลลูกค้าเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้นจริง ๆ
การมีระบบซับซ้อนไม่ได้แปลว่าข้อมูลจะแม่นยำเสมอไป หากไม่มีการอัปเดตสม่ำเสมอ ต่อให้ใช้เครื่องมือดีแค่ไหนก็ไม่ต่างจากไม่มีระบบเลย
อัปเดตข้อมูลสม่ำเสมอ สำคัญกว่าการมีระบบซับซ้อน
ไม่ว่าจะใช้เครื่องมือแบบไหน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการอัปเดตข้อมูลทันทีหลังคุยกับลูกค้าทุกครั้ง ไม่ปล่อยให้ค้างไว้แล้วค่อยย้อนกลับมาจำทีหลัง เพราะรายละเอียดที่คลาดเคลื่อนหรือขาดหายมักนำไปสู่การพลาดโอกาสปิดดีลโดยไม่รู้ตัว
นายหน้าที่ต้องการพัฒนาระบบการทำงานให้เป็นมืออาชีพมากขึ้น สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ หน้านายหน้า
